Kehitysblogi

Päivitimme juuri verkkolaskut.fi-palvelun. Uutena toimintona on nyt mahdollista valita vastaanottajan verkkolaskuoperaattori, mikäli se on tiedossa. Asiakastiedoissa on verkkolaskutunnuksen alla oheinen lista, josta operaattorin voi valita. Jos et ole varma operaattorista, voit jättää valinnan tyhjäksi jolloin selvitämme operaattorin puolestasi.

Samalla lisäsimme ALV-listaan uuden yleisen arvonlisäprosentin 23%, joka tulee voimaan heinäkuussa.

Noniin, alkuvaikeuksien jälkeen homma alkaa kulkemaan. Yksi uusi toimintokin on jo ehditty julkaista, eli nyt laskun jota ei haluta ollenkaan lähettää sähköisesti voi merkitä luontivaiheessa asetuksella “Ei verkkolaskua”. Tämä on kätevää jos esim. aiot tulostaa ja toimittaa laskun itse. Eli kun “Ei verkkolaskua”-nappi on valittuna, ei laskua lähetetä automaattisesti vaan se menee tilaan “Vain paperi”, jolloin voit itse laskunhallintasivulta merkata laskun lähetetyksi valitsemalla vaihtoehdon “Postitettu”.

Verkkolaskut.fi 2.0 versio vihdoinkin julkaistu!

Hyvät naiset ja herrat,Vihdoinkin Verkkolaskut.fi 2.0 on julkaistu kaikkien käyttäjien saataville. Tätä on lupailtu, hierottu, fiilistelty ja sen eteen on hikoiltu, itketty ja uurastettu. Tässä versiopäivityksessä koko koodipohja on uusittu ja yhdistetty meidän kehittämään verkkolaskuoperaattoriin - Maventaan.

Maventan tarkoitus on löytää laskuillesi kaikkein kustannustehokkain reitti. Se tunnistaa automaattisesti, mikäli asiakkaallasi on olemassa verkkolaskutili ja osaa sen pohjalta reitittää laskut oikein. Maventan tietokannassa on yli 290.000 yrityksen laskutusosoitteet jotka kaikki Verkkolaskut.fi ja Yrittajalaskut.fi käyttäjät saavat käyttöönsä. Enää ei tarvitse muistella mikä asiakkaan postiosoite, verkkolaskutili tai oliko tällä asiakkaalla nyt verkkolaskumahdollisuutta. Olemme tuoneet tässä versiossa kätevän “päivitä tiedot” napin, joka automaattisesti hakee muuttuneet tiedot Maventasta ja kertoo mitkä tiedot asiakkaan tiedoissa on muuttuneet. Mahtavaa - eikö vaan?

Ensimmäisenä varmasti huomaatte, että ulkoasu on uudistettu ja tehty edellistä nopeammaksi käyttää. Usein käytetyt toiminnot avautuvat ruudullesi kuin käyttäisit mitä tahansa työpöytä-ohjelmistoa. Uutta ulkoasua suunnitellessa olemme yrittäneet pitää kaiken mahdollisimman yksinkertaisena, vaikka toimintoja on tullutkin roppakaupalla lisää.

Toiseksi varmasti huomaatte hinnoittelun muuttuneen. Aikaisemmin palvelutasoja oli kaksi - nyt niitä on enää yksi. Palvelusta on poistettu kaikki mainosrahoitteiset bannerit ja muut joulukuusenkoristeet. Ei enää niitä kiitos. Aiemmin laskuista maksettiin per luonti ja nyt olemme muuttaneet hinnoittelun niin, että laskuja saa luoda vaikka kuinka paljon ilman mitään kustannusta. Maksullisia ovat jatkossa ainoastaan vierasverkkoihin lähetetyt verkkolaskut ja tulostuspalveluun menevät laskut. Tiputimme tulostuspalvelun hintoja 1,85 eur / kpl, jolla saat lähettää vaikka Indokiinaan laskuja jos siltä tuntuu. Yksinkertaistettu hinnoittelu on toivottavasti kaikkien mieleen. Ainiin - poistimme muuten hinnat kokonaan sähköposti-ilmoituksilla välitettävistä laskuista, toivottavasti kukaan ei pane pahitteeksi

Tuoterekisteriä on pyydetty useaan otteeseen ja nyt se on vihdoin täällä. Kun lisäät tuotteita tuoterekisteriin, ne ovat automaattisesti käytössäsi kun luot uusia kertalaskuja. Valitset vain alasvetovalikosta haluamasi tuotteen ja Verkkolaskut.fi täyttää laskurivin sinulle automaattisesti - täytät vain myytyjen tuotteiden / palveluiden kappalemäärän.Toistuvat laskut. Tämä on pitkään ollut hieman ns. quick-and-dirty(tm) ratkaisu ja nyt olemme tuoneet laskupohjat käyttöön, joka automaattisesti generoi laskuja haluamillasi aikaväleillä.

RSS-syöte laskujen tapahtumille. Voit nyt seurata laskujesi tiloja kätevästi RSS-syötteen avulla. Lisää se sähköposti-ohjelmistoosi tai haluamaasi syötteiden-lukijaan ja kirjaudu syötteeseen Verkkolaskut.fi -tunnuksilla. Laskujen tilat päivittyvät automaattisesti, eikä sinun tarvitse seurata sähköpostejasi.

Viitemaksut. Ennen oli hiukan turhauttavaa kun piti klikkailla laskuja maksetuksi yksi kerrallaan, kun rahaa joskus sinne tilille kilahti. Nyt voit suoraan tuoda verkkopankistasi viitemaksuaineiston ja Verkkolaskut.fi lukee sen ja täsmäyttää myyntireskontraasi. Säästät tällä aikaa ja vaivaa - sillä Verkkolaskut.fi tunnistaa myös osamaksut ja osaa ilmoittaa sinulle paljon asiakkaasi on vielä velkaa yhtiöllesi. Osamaksut jäävät odottamaan täyttä suoritusta, ennenkuin ne siirtyvät saaduiksi

Tässä nyt tärkeimmät päivitykset ja toivottavasti päivitys on kaikille mieluinen.

Jos haluat ottaa meihin yhteyttä, niin lähetä meille jatkossa sähköpostia osoitteeseen tuki@verkkolaskut.fi

Ystävällisin terveisin ja kesämieltä,

Verkkolaskut.fi tiimi

NB. Idoneus Oy Y-tunnus 2129112-6 (yritys joka tarjoaa Verkkolaskut.fi:tä) muuttaa nimensä Maventa Oy:ksi. Sopimuksissa vilahtelee Maventa Oy -nimi, joka on siis nimenmuutosprosessissa.

Suoritamme ison päivityksen verkkolaskut.fi- sekä yrittajalaskut.fi-palveluiden osalta, jonka vuoksi molemmat palvelut ovat suljettuina sunnuntaina 31.05.2009 alkaen kello 17.00. Päivitys saattaa kestää jopa puoleenyöhön saakka, mutta uskomme ja toivomme että saamme sen tehtyä parissa tunnissa. Tänä aikana laskuja ei pääse luomaan eikä noutamaan. Myöskin käyttäjien kuukausittainen tilinveloitus tehdään tuona aikana kaikille käyttäjille, jotta uuteen järjestelmään voidaan siirtyä “puhtaalta pöydältä”.

Toivomme käyttäjiltä kärsivällisyyttä ja pahoittelemme häiriötä.

Kaikille tiedoksi, että uusi verkkolaskut.fi 2.0 versio on avattu testikäyttöön osoitteessa http://new.verkkolaskut.fi. Kyseinen versio ei vielä sovellu tuotantokäyttöön ja sen takia olemmekin testauttaneet sitä ennakkoon rajatulla käyttäjäryhmällä.Haluamme kerätä palautettanne uuden version toiminnasta ennenkuin julkaisemme sen tuotantokäyttöön kaikille nykyisille käyttäjillemme.

Voit kirjautua demoon seuraavilla tunnuksilla osoitteessa: http://new.verkkolaskut.fi

Käyttäjätunnus: demo@verkkolaskut.fi

Salasana: demo

Laskuja ei voi lähettää  testipalvelun kautta. Demo palvelua  resetoidaan ja päivitetään myös säännöllisin väliajoin. Kokeilkaahan eri toiminnallisuuksia ja pistäkää meille palautetta mitä olette mieltä. Risut, ruusut, kehut ja haukut - kaikki on tervetullutta

Nyt yrittajalaskut.fi palveluun on päivitetty samat uudet toiminnot jotka toissa viikolla lisättiin Verkkolaskut.fi palveluun.

Olemme viikon aikana lisänneet muutaman toiminnon auttamaan käyttäjien arkea:

• asiakkaan y-tunnuksen tarkistus ja nimi sekä osoitetietojen automaattinen täydennys
• tilitietojen automaattinen täyttö pankkitilin perusteella (pankin nimi, IBAN sekä SWIFT)
• mahdollisuus luoda raportteja asiakasryhmän perusteella pdf ja xml raportteihin
• viestikenttä laskuille
• tapahtumahistoria laskuille

Uudet toiminnot ovat tällä hetkellä ainoastaan Verkkolaskut.fi palvelussa mutta tulevat myös yrittajalaskut.fi palveluun myöhemmin.

Teimme juuri pienen päivityksen palveluun, tässä muutoksia:

• mahdollisuus valita ja vaihtaa laskujen numeroita
• mahdollisuus muokata asiakkaan asiakasryhmä
• asiakkaan osoitetiedoista pituusrajoite pois
• ostolaskuista yhteenveto tilikatsaus sivulle (mikäli niitä on)
• muutama pieni bugikorjaus

Olemme juuri julkaisseet suuremman uuden päivityksen, tässä uusia toimintoja ja korjauksia:

OVT-koodilla lähettäminen:

OVT-koodia (OrganisaatioidenVälinen Tiedonsiirto) käytetään yleisesti sähköisessä laskutuksessa. Sen avulla vastaanottava ja lähettävä yritys tunnistavat toisensa asioidessaan sähköisesti. OVT-koodia tarvitaan, kun halutaan lähettää Verkkolaskut.fi -palvelun ulkopuolella oleville vastaanottajille. Olemme lisänneet asiakasrekisteriin kohdat “OVT-koodi” sekä alasvetovalikon käytettäville operaattoreille.

OVT-koodi muodostetaan kotimaanlaskutuksessa etuliitteestä 0037 (Suomi) + Y-Tunnus + vapaaehtoinen 5-numeroinen tarkenne. Esimerkiksi Idoneus Oy käyttäisi OVT-koodina 003721291126. Suuret konsernit käyttävät yleensä tarkennetta OVT-koodissaan, joka on tärkeä huomioida. Laskun vastaanottaja osaa neuvoa oikean OVT-koodin ja operaattorin valinnassa.

Koska haluamme yksinkertaistaa asioita, olemme ottaneet käyttöön myös toiminnon, jossa vastaanottaja voi itse täyttää oikeat tiedot ja pyytää laskua välitettäväksi. Sinun ei tarvitse tehdä mitään muuta kuin laskuttaa niinkuin olet tottunut antamalla sähköpostiosoitteen laskusta vastaavalle, joka sitten täyttää oikean OVT-koodin ja operaattorin puolestasi. Näin varmistetaan, että laskut menevät oikeisiin osoitteisiin ja turhilta ongelmatilanteilta vältytään. Kun haluat, että vastaanottaja täyttää OVT-koodin puolestasi jätät OVT-koodin tyhjäksi ja valitset operaattoriksi jonkin muun kuin “Verkkolaskut.fi”.

Vastaanottaja voi valita, että yrityksesi voi jatkossa lähettää sähköiset laskut ilman erillistä vahvistusta. Tällä tavoin laskut kulkevat automaattisesti operaattorille oikeaan osoitteeseen, ilman että laskua tarvitsee erikseen hyväksyä tai tarkastaa. OVT-välitystä voi käyttää ainoastaan maksullisessa palvelussa!

iPost palvelu jolla voi automatisoida paperilaskujen lähetyksen

Olemme tehneet sopimuksen Itella Oyj:n kanssa paperilaskujen tulostuspalvelusta. Voit ottaa käyttöösi Itellan postituspalvelun kohdasta “Asetukset” -> “lisäasetukset” -> “IPost”.

IPost vapauttaa sinut tulostimilta kokonaan. Kun lähetät laskun iPostin kautta tulostukseen, se kuoritetaan ja toimitetaan Sinun yrityksesi näköisenä ja asiakkaasi saavat paperipostitse laskun kuten aiemminkin. Nappia painamalla tulostat laskusi - eikä tarvitse miettiä miksi postimerkit tai kirjekuoret ovat loppuneet, tai tulostimesta on muste päässyt juuri sopivasti kuivumaan. Kun aktivoit iPost palvelun ja asiakkaasi tilaa paperilaskun, se tulostuu automaattisesti Itellalla, eikä sinun tarvitse laittaa tikkuakaan ristiin asian edesauttamiseksi.

iPost palvelusta veloitamme ainoastaan per tulostettu lasku. Tulostuspalvelun hinta on 3,50 euroa / tulostettu lasku. Me emme toimita vielä laskujen liitteitä, mutta olemme kehittämässä tätä toimintoa lähiaikoina. Tulostuspalvelu toimii ilmaisessa ja maksullisessa ohjelmassa.

Ostolaskut Verkkolaskut.fi palvelussa

Olemme avanneet nyt ostolaskupuolen Verkkolaskut.fi -palvelussa. Voit ottaa vastaan sähköisiä laskuja muilta Verkkolaskut.fi -käyttäjiltä. Tiedot säilyvät turvallisesti meidän palvelimillamme ja arkistoituvat ostoreskontraasi. Lisäksi kirjanpitosi pysyy kokoajan ajantasalla tuloistasi ja menoistasi. Tunnistamme automaattisesti yritykset, jotka voivat ottaa vastaan palvelussa sähköisiä laskuja ja sinun ei tarvitse tehdä mitään.

Kun laskun saaja on maksanut laskunsa, hän merkitsee laskun maksetuksi ja tieto välittyy automaattisesti laskuttajalle. Näin laskuttaja voi entistä helpommin tarkkailla myyntisaataviaan.

Asiakkaiden erittely asiakasryhmiin ja koko ryhmän valinta laskutusta varten

Uutena toimintona esittelemme myös asiakasryhmät. Voit asiakasta luodessasi määritellä asiakkaalle asiakasryhmän, joita voit helposti laskuttaa kerralla. Näin nopeutat entisestään laskujen luontiasi ja asiakkaiden erittelyä.

Laskujen päiväys

Nyt voit päivätä laskusi eräpäivän tai laskutuspäivän mukaan. Tätä on pyydetty kovasti ja pidämme sitä hyvänä vaihtoehtona. Lisäksi olemme poistaneet rajoitteen, joka esti laskujen päiväyksen menneisyyteen. Toivomme kuitenkin, että laskut päivätään jatkossakin luontipäivälle - koska se on vähintäänkin kohtuullista vastaanottajaa ajatellen. Pyydämme käyttämään tässä tervettä maalaisjärkeä, sillä laki asettaa jo tässä omat rajoitteensa.

Asiakkaiden tuonti CSV-tiedostosta toimintoa korjattu ja parannettu

Asiakasrekisterin importointi on kokenut palautteenne ansiosta suuria muutoksia. Lastentauteja on hiottu pois ja toiminnallisuutta on parannettu huomattavasti. Jatkamme importointityökalun kehittämistä ja pyydämmekin palautetta sen edelleenkehittämisestä.

Mahdollisuus tuoda vanhat laskut Finvoice-dokumenteista arkistointia varten

Nyt voit tuoda vanhat laskusi muista ohjelmistoista suoraan Verkkolaskut.fi -palvelun arkistoon. Tällähetkellä beta-testauksessa oleva toiminto löytyy “Laskunhallinta” -> “Saadut” -> “Tuo vanhat laskut” kohdasta. Tiedoston tulee olla .zip-pakattu ja sisältää vain Finvoice-dokumentteja ilman alihakemistoja. Mikäli valitset kohdan ‘Tallennetaanko asiakkaat asiakasrekisteriin’, palvelu tallentaa uudet asiakkaat asiakasrekisteriisi niillä tiedoilla jotka laskusta löytyvät.

IPI (International Payment Instruction) maksulomake kansainväliseen laskutukseen

Kansainvälinen laskutus helpottui juuri huomattavasti. Aikaisemmin ulkomaan asiakkaille lähti kotimainen tilisiirtolomake, joka on herättänyt hilpeyttä mm. keskustelufoorumilla. Olemme jo useita kuukausia testanneet ns. IPI:ä joka vihdoinkin on valmis julkaisua varten. IPI:n avulla ulkomaiset pankit voivat automaattisesti lukea IBAN -tiedot ja käsitellä maksupyynnön.

Suomen pankit päättivät olla ottamatta IPI:ä käyttöön kotimaassa, koska se olisi vaatinut uudet viivakoodinlukijat - joka olisi kustannuseränä ollut hyvin korkea. IPI:ssä on ns. 2D-matriisi, joka sisältää kaikki laskun relevantit tiedot optista lukua varten. Julkaisemme ylpeänä Suomessa ensimmäisenä ohjelmistotalona tämän kansainvälisen standardin käyttöönne. IPI-lomakkeita on nähty Suomessa mm. ulkomailta saapuvissa pakkauserissä - mutta niiden tulkitseminen ja käsittely on maassamme edelleen manuaalista. Muuten lasku on edelleen samanlainen, paitsi että fyysisen laskun kieli on kokonaisuudessaan nyt englanniksi (ja IPI-osassa myös saksaksi).

Kun haluat käyttää IPI-maksulomaketta laskuissasi, valitset asiakkaan laskutusryhmäksi “Kansainvälinen”. Luodut laskut ovat näin automaattisesti IPI-muodossa.

Toivotamme kaikille käyttäjillemme oikein rauhallista Joulua 2007 ja työntäyteistä tulevaa vuotta 2008! Haluamme samaan hengenvetoon kiittää kaikkia sydämellisesti kuluneesta vuodesta ja kaikesta siitä tuesta, jota jatkuvasti Teiltä saamme. Suuntaamme vuoden 2008 resurssit vahvasti tähän projektiin, jotta sähköinen laskutus olisi pk-yrityksille oikeus - ei haaste!

Kim Forsman ja Pekka Paalosmaa

NB: Yrittäjälaskut.fi palveluun pyritään ajamaan päivitykset Joulun välipäivinä.

Olemme lisänneet palveluun laskun hyväksyntäsivulle “Tilaa paperilasku” -pikanapin. Yritykset, jotka eivät halua ottaa vastaan sähköistä laskua voivat tilata heti paperilaskun omaan osoitteeseen.

Muistutamme käyttäjiämme, että paperilaskun tilaaminen on Teille lisätyötä (Tulostus, kuoritus ja postittaminen) ja suosittelemme, että paperilaskulisänä peritte lisätyöstä oman harkintanne mukaan. Itse perimme 8,00 Eur (alv 0%) jokaisesta paperilaskusta - jota voidaan käyttää esimerkkinä paperilaskutuslisästä. Paperilaskun hinnan voitte määritellä Yritysasetukista kohdasta “Lisämaksut ja korot”. Tällä tavalla paperilaskun lähettämisestä koituvat lisäkulut hoituvat automaattisesti, eikä käsin tarvitse lisäillä rivejä laskuihin. On mielestämme kohtuullista, että paperilaskuista peritään aina lisämaksu jos asiakas välttämättä sellaisen haluaa.

Muistutamme myös, että paperilaskun voivat tilata vain ne yritykset joille on asiakasrekisteriin määritetty postitusosoite. Suosittelemme siksi laskuttajien näkevän vaivan täyttämällä asiakkaillensa postitusosoitteen, jonka asiakas ilmoittaa tai joka löytyy laskutettavalle yritykselle YTJ:n-tietopalvelusta.

Laskun vastaanottajia tulee tarpeen mukaan neuvoa tilaamaan paperilasku, mikäli sähköisen laskun vastaanottaminen ei syystä tai toisesta onnistu. Täten vältytte turhilta laskun hylkäämisiltä. Asiakkaalle voi teroittaa myös, että laskun hyväksyntä tulisi suorittaa kuitenkin palvelussa vaikka haluaisikin tilata sen paperilla.