Olemme juuri julkaisseet suuremman uuden päivityksen, tässä uusia toimintoja ja korjauksia:
OVT-koodilla lähettäminen:
OVT-koodia (OrganisaatioidenVälinen Tiedonsiirto) käytetään yleisesti sähköisessä laskutuksessa. Sen avulla vastaanottava ja lähettävä yritys tunnistavat toisensa asioidessaan sähköisesti. OVT-koodia tarvitaan, kun halutaan lähettää Verkkolaskut.fi -palvelun ulkopuolella oleville vastaanottajille. Olemme lisänneet asiakasrekisteriin kohdat “OVT-koodi” sekä alasvetovalikon käytettäville operaattoreille.
OVT-koodi muodostetaan kotimaanlaskutuksessa etuliitteestä 0037 (Suomi) + Y-Tunnus + vapaaehtoinen 5-numeroinen tarkenne. Esimerkiksi Idoneus Oy käyttäisi OVT-koodina 003721291126. Suuret konsernit käyttävät yleensä tarkennetta OVT-koodissaan, joka on tärkeä huomioida. Laskun vastaanottaja osaa neuvoa oikean OVT-koodin ja operaattorin valinnassa.
Koska haluamme yksinkertaistaa asioita, olemme ottaneet käyttöön myös toiminnon, jossa vastaanottaja voi itse täyttää oikeat tiedot ja pyytää laskua välitettäväksi. Sinun ei tarvitse tehdä mitään muuta kuin laskuttaa niinkuin olet tottunut antamalla sähköpostiosoitteen laskusta vastaavalle, joka sitten täyttää oikean OVT-koodin ja operaattorin puolestasi. Näin varmistetaan, että laskut menevät oikeisiin osoitteisiin ja turhilta ongelmatilanteilta vältytään. Kun haluat, että vastaanottaja täyttää OVT-koodin puolestasi jätät OVT-koodin tyhjäksi ja valitset operaattoriksi jonkin muun kuin “Verkkolaskut.fi”.
Vastaanottaja voi valita, että yrityksesi voi jatkossa lähettää sähköiset laskut ilman erillistä vahvistusta. Tällä tavoin laskut kulkevat automaattisesti operaattorille oikeaan osoitteeseen, ilman että laskua tarvitsee erikseen hyväksyä tai tarkastaa. OVT-välitystä voi käyttää ainoastaan maksullisessa palvelussa!
iPost palvelu jolla voi automatisoida paperilaskujen lähetyksen
Olemme tehneet sopimuksen Itella Oyj:n kanssa paperilaskujen tulostuspalvelusta. Voit ottaa käyttöösi Itellan postituspalvelun kohdasta “Asetukset” -> “lisäasetukset” -> “IPost”.
IPost vapauttaa sinut tulostimilta kokonaan. Kun lähetät laskun iPostin kautta tulostukseen, se kuoritetaan ja toimitetaan Sinun yrityksesi näköisenä ja asiakkaasi saavat paperipostitse laskun kuten aiemminkin. Nappia painamalla tulostat laskusi - eikä tarvitse miettiä miksi postimerkit tai kirjekuoret ovat loppuneet, tai tulostimesta on muste päässyt juuri sopivasti kuivumaan. Kun aktivoit iPost palvelun ja asiakkaasi tilaa paperilaskun, se tulostuu automaattisesti Itellalla, eikä sinun tarvitse laittaa tikkuakaan ristiin asian edesauttamiseksi.
iPost palvelusta veloitamme ainoastaan per tulostettu lasku. Tulostuspalvelun hinta on 3,50 euroa / tulostettu lasku. Me emme toimita vielä laskujen liitteitä, mutta olemme kehittämässä tätä toimintoa lähiaikoina. Tulostuspalvelu toimii ilmaisessa ja maksullisessa ohjelmassa.
Ostolaskut Verkkolaskut.fi palvelussa
Olemme avanneet nyt ostolaskupuolen Verkkolaskut.fi -palvelussa. Voit ottaa vastaan sähköisiä laskuja muilta Verkkolaskut.fi -käyttäjiltä. Tiedot säilyvät turvallisesti meidän palvelimillamme ja arkistoituvat ostoreskontraasi. Lisäksi kirjanpitosi pysyy kokoajan ajantasalla tuloistasi ja menoistasi. Tunnistamme automaattisesti yritykset, jotka voivat ottaa vastaan palvelussa sähköisiä laskuja ja sinun ei tarvitse tehdä mitään.
Kun laskun saaja on maksanut laskunsa, hän merkitsee laskun maksetuksi ja tieto välittyy automaattisesti laskuttajalle. Näin laskuttaja voi entistä helpommin tarkkailla myyntisaataviaan.
Asiakkaiden erittely asiakasryhmiin ja koko ryhmän valinta laskutusta varten
Uutena toimintona esittelemme myös asiakasryhmät. Voit asiakasta luodessasi määritellä asiakkaalle asiakasryhmän, joita voit helposti laskuttaa kerralla. Näin nopeutat entisestään laskujen luontiasi ja asiakkaiden erittelyä.
Laskujen päiväys
Nyt voit päivätä laskusi eräpäivän tai laskutuspäivän mukaan. Tätä on pyydetty kovasti ja pidämme sitä hyvänä vaihtoehtona. Lisäksi olemme poistaneet rajoitteen, joka esti laskujen päiväyksen menneisyyteen. Toivomme kuitenkin, että laskut päivätään jatkossakin luontipäivälle - koska se on vähintäänkin kohtuullista vastaanottajaa ajatellen. Pyydämme käyttämään tässä tervettä maalaisjärkeä, sillä laki asettaa jo tässä omat rajoitteensa.
Asiakkaiden tuonti CSV-tiedostosta toimintoa korjattu ja parannettu
Asiakasrekisterin importointi on kokenut palautteenne ansiosta suuria muutoksia. Lastentauteja on hiottu pois ja toiminnallisuutta on parannettu huomattavasti. Jatkamme importointityökalun kehittämistä ja pyydämmekin palautetta sen edelleenkehittämisestä.
Mahdollisuus tuoda vanhat laskut Finvoice-dokumenteista arkistointia varten
Nyt voit tuoda vanhat laskusi muista ohjelmistoista suoraan Verkkolaskut.fi -palvelun arkistoon. Tällähetkellä beta-testauksessa oleva toiminto löytyy “Laskunhallinta” -> “Saadut” -> “Tuo vanhat laskut” kohdasta. Tiedoston tulee olla .zip-pakattu ja sisältää vain Finvoice-dokumentteja ilman alihakemistoja. Mikäli valitset kohdan ‘Tallennetaanko asiakkaat asiakasrekisteriin’, palvelu tallentaa uudet asiakkaat asiakasrekisteriisi niillä tiedoilla jotka laskusta löytyvät.
IPI (International Payment Instruction) maksulomake kansainväliseen laskutukseen
Kansainvälinen laskutus helpottui juuri huomattavasti. Aikaisemmin ulkomaan asiakkaille lähti kotimainen tilisiirtolomake, joka on herättänyt hilpeyttä mm. keskustelufoorumilla. Olemme jo useita kuukausia testanneet ns. IPI:ä joka vihdoinkin on valmis julkaisua varten. IPI:n avulla ulkomaiset pankit voivat automaattisesti lukea IBAN -tiedot ja käsitellä maksupyynnön.
Suomen pankit päättivät olla ottamatta IPI:ä käyttöön kotimaassa, koska se olisi vaatinut uudet viivakoodinlukijat - joka olisi kustannuseränä ollut hyvin korkea. IPI:ssä on ns. 2D-matriisi, joka sisältää kaikki laskun relevantit tiedot optista lukua varten. Julkaisemme ylpeänä Suomessa ensimmäisenä ohjelmistotalona tämän kansainvälisen standardin käyttöönne. IPI-lomakkeita on nähty Suomessa mm. ulkomailta saapuvissa pakkauserissä - mutta niiden tulkitseminen ja käsittely on maassamme edelleen manuaalista. Muuten lasku on edelleen samanlainen, paitsi että fyysisen laskun kieli on kokonaisuudessaan nyt englanniksi (ja IPI-osassa myös saksaksi).
Kun haluat käyttää IPI-maksulomaketta laskuissasi, valitset asiakkaan laskutusryhmäksi “Kansainvälinen”. Luodut laskut ovat näin automaattisesti IPI-muodossa.
Toivotamme kaikille käyttäjillemme oikein rauhallista Joulua 2007 ja työntäyteistä tulevaa vuotta 2008! Haluamme samaan hengenvetoon kiittää kaikkia sydämellisesti kuluneesta vuodesta ja kaikesta siitä tuesta, jota jatkuvasti Teiltä saamme. Suuntaamme vuoden 2008 resurssit vahvasti tähän projektiin, jotta sähköinen laskutus olisi pk-yrityksille oikeus - ei haaste!
Kim Forsman ja Pekka Paalosmaa
NB: Yrittäjälaskut.fi palveluun pyritään ajamaan päivitykset Joulun välipäivinä.
